Qu’est-ce que la méthode 5S et comment l’appliquer ?

Mise au point dans les ateliers de Toyota, cette méthode de management participatif vise à optimiser chaque poste de travail. Comment ? En suivant à lettre ces 5 mots japonais :

• Seiri : organiser.
• Seiton : ranger (le rangement est essentiel en entreprise).
• Seiso : scintiller (utilisé pour la propreté et le nettoyage).
• Seiketsu : standardiser (élaboration de standards de travail).
• Shitsuke : suivi (application des 5 mots précédents).

Ces 5 préceptes sont de puissants outils, qui doivent tenir une place centrale dans l’entreprise qui les applique. Le but est d’améliorer la qualité du travail, économiser du temps, avoir une parfaite visibilité sur chaque tâche, et permettre aux employés d’évoluer dans un environnement sain et épuré.

A travers cet article, vous découvrirez une méthode d’aménagement de l’espace de travail et de chaque poste très efficace qui vous aidera à coup sûr à gagner en productivité et en efficacité.

Qu’est-ce que la méthode 5S ?

La méthode 5S est tout simplement un moyen d’organisation dont la mise en œuvre permet d’améliorer et d’optimiser votre espace de travail. Elle s’inscrit dans une démarche d’amélioration de l’environnement de travail et de management participatif. Sa mise en œuvre repose sur l’implication de chaque membre de l’équipe de travail.

Cette méthode nous vient du Japon et s’exécute en cinq (5) étapes. Ces différentes étapes reposent sur des noms issus de la langue japonaise et qui présentent tous la particularité de commencer par la lettre S, d’où l’appellation 5S. Voici donc les 5 étapes de la méthode 5S.

Etape 1 : SEIRI

SEIRI signifie ORGANISER.

Cette première étape consiste à trier et éliminer de votre poste de travail tout ce qui ne rentre pas dans le cadre de l’exécution de votre travail.

Vous devez donc vous débarrasser de tout ce qui vous encombre, jeter par exemple les papiers et toutes les choses futiles qui ne vous servent plus. Après cela, pensez à regrouper tous les objets et dossiers dont vous avez besoin.

Etape 2 : SEITON

Ce mot signifie RANGER

Grâce à cette étape, vous devez trouver une place pour chaque chose.

L’objectif est de pouvoir ranger vos objets, vos outils de travail ainsi que vos dossiers de manière à avoir à portée de main les choses que vous utilisez fréquemment. Cherchez celles que vous utilisez le moins afin de les ranger dans des tiroirs ou meubles de classement à l’écart. Celles que vous utilisez habituellement doivent être rangées assez proche de votreposte de travail. Pour les dossiers que vous placez dans les meubles de classement, pensez à les ordonner chronologiquement et alphabétiquement afin de les retrouver rapidement lorsque vous en aurez besoin.

Etape 3 : SEISO

Ce qui signifie SCINTILLER

Le nettoyage de l’espace de travail !

Ce qui veut dire qu’il vous faut rendre votre bureau propre mais aussi votre environnement. Assurez-vous que vos machines fonctionnent bien et qu’elles ne présentent pas de défaut particulier. Après tout ceci, il est plus que nécessaire de veiller à ce que tout soit en place.

Etape 4 : SEIKETSU

SEIKETSU signifie STANDARDISER.

Une fois que vous avez fini le rangement, il est très facile de retomber dans le laisser-aller.

Cette étape vous emmène à être maintenant très attentif dans ce que vous faites au quotidien afin de maintenir l’ordre établi. Veillez à toujours maintenir en place vos différents effets, à remettre les choses à leur place une fois que vous avez fini de les utiliser.

L’organisation contribue à l’amélioration de l’environnement de travail et permet une nette augmentation de la production à long terme.

Etape 5 : SHITSUKE

Il signifie SUIVI

Le contrôle reste la meilleure façon de s’assurer de l’implication de chaque membre de votre équipe. Le contrôle permet de s’assurer que chacun suit les règles de rangement, d’organisation et de nettoyage.

Dans un atelier, sur chantier, ou dans un bureau, peu importe la nature du travail. L’idée est d’améliorer la performance de son entreprise en améliorant l’environnement et les conditions de travail.

Grâce à la méthode 5S, vous devrez donc vous attendre à disposer d’un environnement adéquat, à supprimer les pertes de temps, à avoir de l’espace et une discipline de travail. L’avantage que vous en tirez est que vous serez beaucoup plus efficace.

Derrière l’organisation se cache le management

Derrière les préceptes dictés par cette méthode des 5S, on peut discerner une façon d’appliquer un management participatif, qui implique des actions de la part de chaque membre d’une équipe.

Chacun a la responsabilité de son poste de travail et de son environnement direct. Ainsi, lorsqu’un point n’entre pas dans le cadre des standards établi, naturellement, un collaborateur se chargera d’un retour à la normale (rangement, nettoyage, etc.).

Ainsi, la qualité de l’environnement de travail au sein d’une entreprise dépend de l’implication de chacun à respecter la méthode des 5S. C’est une façon d’appliquer un management participatif, où l’intérêt de tous et celui de l’entreprise, reposent sur l’implication de chaque individu.

Si vous doutez, essayez un temps au sein de votre entreprise, vous risquez d’être très surpris du résultat !