Étape 1: optimiser son environnement de travail
Le 1er objectif est de retrouver les informations dont vous avez besoin très rapidement et de gagner du temps dans vos recherches.
- Notez vos tâches, les personnes à rappeler ainsi que vos rendez-vous et réunion dans un agenda que vous pourrez emmener partout, et notamment en rendez-vous. Fini les post-it sur le bureau!
- Rangez vos documents au fur et à mesure à leur endroit approprié ou transmettez directement à un collaborateur pour déléguer la tâche (à faire dès que possible). Vos collaborateurs doivent pouvoir y accèder facilement sans être obligé de vous déranger, et notamment en votre absence.
- Si ces documents ne manqueront à personne, jetez!
- Il ne doit rien y avoir d’autres sur votre bureau que votre agenda et vos dossiers en cours.
Étape 2: planifier pour anticiper
Le 2ème objectif est de planifier ses tâches. Prenez 20 minutes chaque matin pour fixer vos priorités de la journée. Notez ce rendez-vous avec vous -même sur votre agenda. Cela fait partie de vos tâches prioritaires.
A la fin de ces 20mn de rendez-vous avec vous-même vous devez avoir :
- délégué tout ce qui peut l’être,
- transmis toutes les informations à faire circuler parmi vos collaborateurs,
- établi votre planning de la journée : réunion, tâches importantes à effectuer (et qui bien sûre ne peuvent être déléguées).
Vous ne pouvez organiser le travail des autres si vous ne savez pas vous organiser vous -même. L’organisation fait une énorme différence dans votre vie professionnelle.