Quand et comment relancer les fournisseurs ?

Autant vous avez besoin de votre fournisseur, autant ce dernier a besoin de vous, car l’un sans l’autre c’est la perte assurée. Et des situations peuvent se présenter où vous n’allez pas du tout être content envers votre fournisseur. Un retard de livraison, un malentendu et tout peut rapidement partir en vrille si vous ne savez pas faire preuve de tacts.

Ayez toujours à l’esprit que, quelles que soient les situations de crise avec vos fournisseurs, le principal sera de garder cette relation, car sans lui votre entreprise risque de subir des pertes. Pour cela, vous devez savoir quoi faire et surtout comment vous y prendre.

Si vous ne savez pas quoi faire pour relancer efficacement votre fournisseur en cas de retard ou de problème, je vous offre dans cet article quelques stratégies sur la façon d’agir dans de pareille circonstance.

Quelques situations de relance

Il existe de nombreux cas dans lesquels il vous faut relancer.

Un retard dans les commandes

Il se peut que la commande que vous aviez passée mette un peu plus de temps à être livrée pour diverses raisons. Dans ce cas, par une lettre ou un mail de relance, vous allez rappeler au fournisseur le retard subit et l’inviter à faire diligence afin que la commande soit livrée dans les plus brefs délais. N’oubliez pas de toujours demander un accusé de réception pour chaque lettre envoyée. Cela pourrait vous servir.

L’imminence d’une livraison

Lorsque votre date de livraison est toute proche et parce que vous avez vous aussi des livraisons à assurer vis-à-vis de vos propres clients, il est préférable d’adresser au fournisseur avant ladite date, une lettre de relance pour s’assurer que votre commande n’a pas été oubliée et qu’elle sera bien livrée à bonne date. Cependant, s’il ‘agit d’un fournisseur de confiance et de longue date, vous pouvez vous en passer.

Le jour de livraison non connue

Au cas où la date de votre livraison ne serait pas déterminée, la relance que vous allez faire doit être à proximité de la date pour laquelle vous voulez être livré.

Une commande assez lointaine

Dans ces genres de situations, il s’agit le plus souvent d’une livraison assez importante. Toute relance ne pourrait être que bénéfique pour votre fournisseur qui s’emploiera à tout faire pour vous satisfaire.

Une commande mal exécutée

Il peut arriver qu’à la réception de votre commande, vous remarquiez qu’il y a des articles manquants ou que la quantité livrée n’est pas celle que vous avez commandée ou même que vous avez reçu des produits dont vous n’avez pas passé commande. Ce qui serait convenable, c’est de faire immédiatement une relance au fournisseur pour lui signifier que la commande reçue n’est pas conforme à la commande initialement faite.

Cette relance doit fait état selon les cas, des produits que vous avez reçus, les quantités qui manquent, les produits non conformes. Il est tout aussi nécessaire de joindre à votre lettre de relance, une copie de la commande initialement passée et d’indiquer un bref délai dans lequel vous souhaitez recevoir cette fois-ci les bonnes marchandises.