Quels documents l’employeur doit-il fournir à ses employés ?

Tout dirigeant d’une entreprise doit remplir plusieurs formalités et respecter certaines obligations. Ces documents ainsi que les registres obligatoires varient en fonction de la volonté de l’employeur et des particularités de l’emploi lui-même.

Les principales formalités lors du recrutement

Afin que le recrutement puisse dérouler sans encombre, quelques formalités s’imposent :

• la déclaration de son employé auprès des organismes de la protection sociale ;
• l’affiliation de son employé aux institutions de retraites complémentaires obligatoires, mutuelle et prévoyance ;
• formalités administratives : inscription des informations sur le salarié embauché dans le registre du personnel, déclaration à la DARES un relevé mensuel des contrats de travail conclus pendant un mois, organisation de la visite médicale, etc. ;
• l’établissement d’un contrat de travail ;
• l’évaluation du coût de rémunération et établissement de la fiche de paie ;
• intégration du salarié fraîchement recruté.

Les documents à remettre à l’employé lors de la signature d’un contrat

Après avoir fourni tous les papiers exigés par l’employeur, le salarié doit à son tour recevoir les documents suivants :

• un exemplaire du contrat de travail avec une signature et la date de l’embauche en guise de preuve de l’embauche ;
• un livret d’épargne salariale contenant les dispositifs d’intéressement ou de participation, le cas échéant, pour obtenir des compléments de revenus avec des bénéfices dans le cadre fiscal et social ;
• un résumé avec des informations sur les textes conventionnels applicables au sein de la société pour connaître les avantages, les conditions de départ, les congés spécifiques…

Les obligations lors de la rupture du contrat de travail

Quelle que soit la raison d’une fin de contrat, notamment une démission, un licenciement, une rupture avec négociation ou autres, le dirigeant est dans l’obligation d’accomplir quelques formalités.

Visant à formaliser la rupture du contrat, ces documents doivent être remis à l’employé dès son départ. En effet, ils comportent un certificat de travail, une attestation Pôle emploi, solde de tout compte…

Par ailleurs, il y a aussi d’autres documents que l’employeur doit prendre en compte comme :

• le registre du personnel à compléter par la date de sortie du salarié ;
• la déclaration mensuelle des contrats de travail si nécessaire ;
• le retirement des différents matériels mis à disposition du salarié ;
• la remise de l’état récapitulatif des avoirs du salarié ;
• le droit individuel à la formation (DIF) ;
• la portabilité de la prévoyance ;
• le maintien des garanties de couvertures de santé et de prévoyance.

Les autres documents obligatoires au sein d’une entreprise

Afin d’être en conformité avec le droit de travail, tout employeur doit :

• détenir la convention collective applicable au sein de son entreprise ;
• réaliser des affichages obligatoires ;
• tenir à jour le registre dont le registre unique du personnel, le registre concernant l’évaluation des risques liés à la profession, le registre de sécurité, registre de vidéo-surveillance en cas de besoin, registre des délégués du personnel.

Comme la raison d’être d’un accompagnement entreprise consiste à assister des entreprises, ceux qui sont fraîchement nées en particulier, il peut donc aider un employeur dans les documents à fournir à ses employés.